ด้วยความมุ่งมั่นในการพัฒนานวัตกรรมสินค้าและบริการที่มีมูลค่าเพิ่มต่อเนื่อง รวมทั้งแผนในการยกระดับองค์กรให้เป็นโรงงานอุตสาหกรรมเชิงนิเวศ (Eco Factory) ของเอสซีจี เคมิคอลส์ ต่างต้องอาศัยกระบวนการการพัฒนาด้านการบริหารจัดการ และการดำเนินงานสู่ความเป็นเลิศ โดยการเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร เพื่อให้เดินกลยุทธ์ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
เครื่องมือสำคัญที่จะตอบโจทย์ด้านการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรนั้นคือ เทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งปัจจุบันแทรกซึมอยู่ในทุกด้านของการทำงาน และมีส่วนในการขับเคลื่อนธุรกิจให้เดินหน้าได้รวดเร็วคล่องตัว สำหรับเอสซีจี เคมิคอลส์ ให้ความสำคัญในทุกด้านทุกจุดต่อการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในธุรกิจ แม้แต่ด้านการจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรที่ได้นำระบบการจัดเก็บแบบครบวงจรเข้ามาใช้เมื่อราว 2 ปีที่ผ่านมา ด้วยเพราะเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถช่วยจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ สามารถเรียกใช้ได้สะดวกรวดเร็ว เพื่อสนองตอบต่อการเติบโตทางธุรกิจ และการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ตลาดที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา
เริ่มจากเมื่อราว 2 ปีที่ผ่านมา หรือในปี 2556 แผนก BSO (Business Service Office) ได้รับมอบหมายให้ดูแลเอกสารสำคัญในองค์กร ซึ่งเอกสารเหล่านี้มีความสำคัญในระดับสูงสุด รวมถึงเป็นเอกสารที่เป็นความลับในการดำเนินธุรกิจ ทำให้ทีมต้องมีการออกแบบอย่างมีประสิทธิภาพ และสะดวกต่อการใช้งานของคนในองค์กร ดังนั้นเอสซีจี เคมิคอลส์ ทั้งองค์กรจึงได้ทำการจัดระบบการจัดเก็บเอกสารขององค์กรใหม่ทั้งหมด ด้วยการนำระบบ ITEM Solution เข้ามาใช้
สุจารี รุ่งโรจน์สุนทร Sale Support Manager and CorporateAffairs Manager บริษัท เอสซีจี เคมิคอลส์ จำกัด กล่าวว่า “เอกสารที่บริษัทฯ จัดเก็บนั้นเป็นเอกสารสำคัญที่เป็นข้อมูลความลับ และเอกสารที่มีผลทางกฎหมาย ดังนั้นจึงต้องใช้การจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพมาก ซึ่งระบบสารสนเทศมีบทบาทช่วยจัดการข้อมูลเหล่านี้ให้เป็นระบบระเบียบ สืบค้นง่าย ลดการสูญหาย และช่วยเรื่องความปลอดภัยของเอกสาร เพราะสามารถจำกัดสิทธิ์ของผู้สืบค้นข้อมูล”
จุดเริ่มต้นเปลี่ยนระบบจัดเก็บเอกสาร
ในการปรับเปลี่ยนระบบการจัดเก็บเอกสารของ เอสซีจี เคมิคอลส์ ที่ได้นำระบบใหม่มาใช้งานนั้น เริ่มจากร่วมกันวิเคราะห์ปัญหาและความต้องการของแต่ละฝ่ายภายในองค์กร จากนั้นหาแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการจัดเก็บเอกสารให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น มีแพลตฟอร์มเดียวกัน และสามารถเรียกใช้งานได้ง่าย
“เราได้ข้อสรุปจากการประชุมให้ออกแบบดังนี้ 1. Centralize หรือระบบกลาง เพราะเราต้องการสร้างมาตรฐานในการทำงาน และมั่นใจอย่างแท้จริงว่าเอกสารมีความปลอดภัยสูง อีกทั้งผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างสะดวก 2. ระบบจัดเก็บเอกสารแบบ Computerize ที่ออกแบบให้จัดเป็นหมวดหมู่ แยกประเภท รวมทั้งจัดลำดับความสำคัญของเอกสาร ที่สำคัญคือต้องสืบค้นง่าย และ 3. ระบบการควบคุมเอกสารตัวจริงผ่านระบบการเบิก ยืม คืน ซึ่งองค์ประกอบ 3 ส่วนนี้ถือเป็นหัวใจของการบริหารงานด้านเอกสารของ เอสซีจี เคมิคอลส์” คุณสุจารี กล่าวเสริม
เมื่อเอสซีจี เคมิคอลส์ มีแผนในการพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสารดังที่กล่าวมาแล้ว จากนั้นก็เข้าสู่กระบวนการคัดเลือกบริษัทผู้วางระบบ ซึ่งได้ให้เข้ามานำเสนอ 3 ราย ด้วยโจทย์เดียวกัน และสรุปเลือก Optimus Soft ในที่สุด
สุจารี กล่าวแนวทางในการคัดเลือกว่ามี 3 ประการ คือ ประการแรก “ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ” จะต้องเป็นผู้ผ่านการอิมพลีเมนต์ระบบจัดเก็บเอกสารให้กับลูกค้ามาแล้วหลายราย โดยเฉพาะลูกค้าในกลุ่มธนาคาร ซึ่งมีเอกสารจำนวนมาก มีความซับซ้อน และระบบเอกสารบางส่วนมีลักษณะคล้ายคลึงกับเอสซีจี เคมิคอลส์
ประการที่สอง “ความเชื่อมั่นในทีมผู้อิมพลีเมนต์” ประการที่สาม “โซลูชัน” ต้องเป็นระบบที่เสนอเป็นโซลูชันการจัดเก็บเอกสารครบวงจร ใช้งานได้ง่าย และตรงกับความต้องการของเอสซีจี เคมิคอลส์
ปรับให้เหมาะสม สนองรับโจทย์
จากความหลากหลายของประเภทเอกสารตามภารกิจงานของเอสซีจี เคมิคอลส์ นั้น โปรแกรมสำเร็จรูปมิอาจตอบโจทย์ความต้องการทั้งหมดได้ จึงต้องมีการปรับแก้เพื่อให้ใช้งานได้ตามความต้องการมากที่สุด ซึ่งปัญหาดังกล่าวได้รับการแก้ไขจากทีมของผู้วางระบบในการปรับปรุงให้สอดรับกับงานมากที่สุด โดยการอิมพลีเมนต์ ITEM Solution ของเอสซีจี เคมิคอลส์ ใช้ระยะเวลาราว 3 เดือนนับตั้งแต่รับโจทย์ ซึ่งจัดว่ารวดเร็วมากเมื่อเทียบกับปริมาณงานเอกสารและความต้องการที่หลากหลาย
“เราและทีมทุ่มเททำงานนี้กันอย่างจริงจัง จนงานสำเร็จออกมาอย่างรวดเร็ว และได้โซลูชันการจัดเก็บเอกสารที่ค่อนข้างสมบูรณ์แบบตามที่เราวางแผนไว้” สุจารี กล่าว
ทัชพร วัฒนคุณธรรม Corporate Affairs Officer บริษัท เอสซีจี เคมิคอลส์ จำกัด กล่าวว่า หากมองถึงประโยชน์ของโซลูชันด้านการจัดเก็บเอกสารมีสองด้าน ในด้านของผู้ใช้ คือ การค้นหาเอกสารทำได้อย่างรวดเร็วขึ้นกว่าเดิม และใช้งานได้ง่าย ส่วนในด้านของผู้ให้บริการเอกสารหรือแอดมิน มีประโยชน์มากในด้านการบริหารจัดการเอกสาร ง่ายต่อการควบคุมเอกสาร มีการบันทึกผู้ยืม มีการบันทึกเวลาในการคืน สามารถติดตามเอกสารได้ ลดการสูญหาย และในอนาคตหากต้องเปลี่ยนผู้ดูแลเอกสารก็ไม่ต้องกังวลเรื่องการสูญหาย
ยกระดับระบบงานเอกสาร
เอสซีจี เคมิคอลส์ มีเอกสารสำคัญที่ไม่สามารถประเมินมูลค่าได้ ซึ่งมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ หากเอกสารฉบับใดฉบับหนึ่งสูญหาย อาจเกิดผลกระทบที่คาดการณ์ไม่ได้ โดยเอกสารสำคัญเหล่านี้จำเป็นจะต้องเก็บไว้ให้ปลอดภัย พร้อมที่จะเรียกใช้งานได้ทันที และควรมีระบบแจ้งเตือนการหมดอายุ รวมไปถึงระบบกำหนดบุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสาร
ซึ่งวันนี้ เอสซีจี เคมิคอลส์ มีระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีฟังก์ชันทุกความสามารถที่กล่าวมาอย่างครบครัน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และการบริหารจัดการเอกสารได้อย่างไร้กังวล
