ERP กลายเป็นคำยอดฮิตของผู้ทำงานระดับองค์กร โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสำหรับองค์กร ที่ต้องการติดตามข้อมูลของแต่ละแผนกจาก Dashboard เพียงอันเดียว
ประกอบกับการพัฒนาของ Infrastructure ที่พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ทำให้ระบบอินเทอร์เน็ตและระบบคลาวด์เป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายขึ้นมากกว่าเดิมเมื่อเทียบกับเทคโนโลยีในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา ทำให้การพัฒนาระบบ ERP ไม่ต้องใช้ต้นทุนอย่างมากมายมหาศาลอีกต่อไป
คำถามที่หลายคนสงสัยคือ Enterprise Resource Planning หรือ ERP คืออะไร ทำไมทุกองค์กรถึงต้องมีระบบ ERP วันนี้เราจะพาไปหาคำตอบกันครับ
นิยามของ ERP
Enterprise Resource Planning หรือ ERP หมายถึง ซอฟต์แวร์จัดการระบบ โดยรวมเอากิจกรรมแต่ละแผนก เช่น การเงิน การจัดซื้อ การผลิต ทรัพยากรบุคคล โครงการต่างๆ และอื่นๆ มารวมศูนย์ไว้ในที่เดียว โดยระบบนี้ถือว่าความสำคัญต่อองค์กรอย่างยิ่ง เพราะช่วยให้การนำแผนการจัดการทรัพยากรมาปรับใช้ให้เกิดผลได้จริงทั้งห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ขององค์กร
ผู้ที่ให้นิยามคำว่า ERP เป็นคนแรกๆ คือ Gartner Group ในช่วงยุค 1990 โดยรวมเอาคำว่า Material Requirement Planning, Manufacturing Resource Planning และ Computer-Integrated Manufacturing เข้ามาเป็น Enterprise Resource Planning เพื่ออธิบายถึงการวางแผนจัดการทรัพยากรในระดับองค์กร ต่อมาเริ่มนำใช้คำว่า ERP เพื่อสะท้อนถึงการรวมซอฟต์แวร์ของแต่ระบบในองค์กร นอกเหนือจากเดิมที่เน้นอธิบายแค่การผลิตในภาคอุตสาหกรรม
ทำความเข้าใจกับ ERP
หากจะอธิบายให้เข้าใจ ERP ง่ายๆ ก็คงต้องมองว่า ERP เป็นเหมือนตัวเชื่อมระบบคอมพิวเตอร์หลายๆ แผนกขององค์กรใหญ่ ให้เข้าหากันและอยู่จุดๆ เดียวที่สามารถตรวจสอบพร้อมกันได้ตลอดเวลา ผ่านแอปพลิเคชันที่แสดงหน้าจอสรุปการทำงาน หากแผนกไหนมีระบบเฉพาะตัว ERP ก็ต้องมีความสามรถในการเข้าไปเก็บในระบบที่แตกต่างออกไปได้
นอกจากนี้ ERP ยังช่วยให้แผนกต่างๆ สามารถสื่อสารและแชร์ข้อมูลระหว่างกันได้ง่ายขึ้น พอ ERP สามารถรวบรวมกิจกรรมและสถานะต่างๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กรได้ตลอดเวลา นั่นแปลว่าข้อมูลเรานี้จะพร้อมแก่การนำมาใช้ติดตาม ประเมินผล วิเคราะห์ต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ลดการใช้เทคโนโลยีที่ซ้ำช้อนกันภายในองค์กรได้ในระยะยาวอีกด้วย
ปัจจุบัน ERP ถูกพัฒนามาไกลมากในช่วง 30-40 กว่าปีที่ผ่านมา โดยปัจจุบันมีโซลูชั่นที่รองรับทั้งการประมวลผลผ่านเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร (On-premise) และประมวลผลผ่านคลาวด์ ซึ่งสามารถเข้าถึงจากที่ใดก็ได้ผ่านทางระบบเว็บหรือแอปพลิเคชัน
ประโยชน์ของการใช้ ERP
ในหัวข้อที่เราอธิบายเกี่ยวกับ ERP ก็น่าจะพอทำให้เห็นประโยชน์ ข้อดี และความจำเป็นของการใช้ ERP ไปแล้ว แต่เราขออธิบายเห็นภาพแบบชัดๆ มากขึ้นว่าประโยชน์ของการใช้ ERP คืออะไร
1. การคาดการณ์ที่สมจริงและแม่นยำ
ผู้บริหารองค์กรสามารถนำรายงานจาก Dashboard ของ ERP เพื่อใช้คาดการณ์และตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจได้ โดยใน ERP จะมีเครื่องมือที่กรองและวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนออกมา ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ได้ออกมาจะถูกสร้างขึ้นแบบ Real-Time ซึ่งช่วยให้ผู้ประกอบการดำเนินการสร้างการตัดสินใจที่ดีที่สุดออกมาได้
2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ระบบ ERP ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการทำงานที่หลากหลาย ซึ่งต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากเมื่อดำเนินการด้วยตนเองงานที่ทำซ้ำ ๆ เช่น การติดตามสินค้าคงคลัง การมอบหมายงานให้กับพนักงาน การตรวจสอบชั่วโมงการทำงาน การจ่ายเงินเดือน การสร้างรายงานทางการเงิน เป็นต้น ทั้งหมดนี้ระบบ ERP สามารถทำได้โดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปงานหลักของพวกเขาได้มากขึ้นโดยไม่รบกวนซึ่งกันและกัน
3. เพิ่มการทำงานร่วมกันในทีม
การทำงานร่วมกันข้ามแผนกถือเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นของธุรกิจอย่างมาก ดังนั้นระบบ ERP เป็นเหมือนดั่งสะพานเชื่อมระบบของแผนกต่างๆ ให้เข้ามาอยู่ในที่ที่เดียว จึงช่วยแก้ไขปัญหาระหว่างแผนกต่างๆ ในองค์กรได้ดี ทำให้พนักงานที่อยู่ในแต่ละแผนก เข้าถึงจากข้อมูลแผนกอื่นๆ ได้จากศูนย์รวมข้อมูลอย่างระบบ ERP ได้อย่างรวดเร็วและคล่องตัว อีกทั้งยังส่งเสริมการทำงานร่วมกันภายในแผนกและทีมอีกด้วย
4. การลดต้นทุนการดำเนินงาน
ระบบ ERP ช่วยให้บริษัทประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่างๆ เนื่องจากกิจกรรมการดำเนินงานส่วนใหญ่อยู่บนระบบอัตโนมัติ ฉะนั้น พอคาดการณ์การหยุดชะงัก ความล่าช้า และความเสียหายต่างๆ ได้ จึงทำให้วางแผนรับมือกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดได้ และยังช่วยให้ทำงานที่ซับซ้อนเสร็จได้เร็วขึ้น ช่วยลดระยะเวลาในการรอคอย นอกจากนี้ ระบบ ERP สามารถเข้ามาดูแลงานประจำวันที่หลากหลายได้ ทำให้องค์กรยังสามารถลดจำนวนแรงงานเพื่อประหยัดต้นทุนได้
5. การปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล
โซลูชัน ERP มีการควบคุมและปกป้องกันข้อมูลไม่ให้รั่วไหลได้ ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในระบบส่วนกลาง ซึ่งมีการตรวจสอบจุดเชื่อมต่อและมีการรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มข้น โดยผู้ดูแลระบบในการจัดการข้อมูลขององค์กร สามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่พนักงานแบบจำกัดได้
ข้อควรพิจารณาต่อการใช้ ERP
ERP ไม่ได้สิ่งที่แก้ปัญหาทุกอย่างในองค์กรได้ บางครั้งองค์กรต้องมีการจัดระเบียบในขั้นพื้นฐาน เช่น การบริหารตั้งแต่ระดับบนลงล่าง หรือการเปลี่ยนวิธีคิดบางอย่าง เพราะถ้าองค์กรไม่แก้ปัญหาที่ต้นเหตุ และนำ ERP มาใช้ก็อาจจะแก้ปัญหาบางอย่างได้ไม่เต็ม ซึ่งเป็นผลมาจากความไม่สอดคล้องกันของระบบกับเทคโนโลยีที่นำมาใช้งาน
ในหลายๆ ครั้ง เราจะพบว่า การนำ ERP เข้ามาใช้ในองค์กรไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร ก็มาจากตัวองค์กรเอง ไม่ว่าเป็นในระดับผู้บริหาร ผู้จัดการ หรือแม้แต่พนักงาน ไม่ยอมละทิ้งกระบวนการทำงานหรือซอฟต์แวร์เก่าๆ ที่ไม่สอดรับกับระบบ ERP ใหม่ๆ ที่เข้ามา เพียงเพราะเคยชิน หรือเชื่อว่าทำงานได้ดีอยู่ (แม้ว่ามันอาจจะอัปเดตไม่ได้อีกต่อไป จนอาจทำให้ระบบไม่ปลอดภัย แต่ก็ฝืนใช้อยู่)
หัวใจสำคัญในข้อควรระวัง ก็คงหนีไม่พ้นการป้องกันไม่ให้โปรเจกต์ ERP ถูกแบ่งย่อยออกมามากจนเกินไป เพราะการทำระบบ ERP ที่ย่อยๆ ออกมามากเกินไป ย่อมส่งผลให้การเกิดการใช้เงินลงทุนที่สูงเกินกว่าที่ควรจะเป็นนั่นเอง
