การลดภาระงบประมาณเพื่อแสวงหานวัตกรรมด้านไอทีอาจง่ายกว่าที่คุณคิด กุญแจสำคัญคือคุณต้องคิดเชิงรุกโดยการแยกแยะค่าใช้จ่ายที่จะใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพไอที คุณจะต้องเป็นนักวิเคราะห์งบประมาณที่แข็งแกร่งที่สุด เพื่อหาแนวทางที่จะสามารถใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้ได้ประโยชน์สูงสุด ในขณะที่ยังคงมองหาแนวทางสร้างสรรค์ต่างๆ เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายให้กับโครงการใหม่ๆ ที่กำลังจะเกิดขึ้น
4 ข้อที่ควรพิจารณาเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว
1. มองหาความประหยัดจากบริการไอทีพื้นฐาน
สิ่งที่มีความสามารถทัดเทียมกันอาจช่วยให้องค์กรจ่ายน้อยลง องค์กรด้านไอทีมีโอกาสมากมายที่จะลดค่าใช้จ่ายด้านบริการพื้นฐานไอทีของตนอยู่แล้ว เช่นค่าใช้จ่ายด้านเน็ตเวิร์คกิ้ง โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ และสตอเรจ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์สำหรับองค์กร ที่เปิดให้ใช้งานแบบโอเพ่นซอร์ส แต่อย่าคาดหวังว่าจะสามารถประหยัดได้แบบอัตโนมัติ สิ่งสำคัญที่ต้องดำเนินการคือทำให้แผนงานและโครงการต่างๆ เกิดขึ้นโดยใช้ประโยชน์จากบริการด้านไอทีต่างๆ ที่ในวันนี้กลายเป็นสินค้าที่หาซื้อได้ง่าย การลงโซลูชั่นเพียงครั้งเดียวอาจไม่เพียงพอ องค์กรจะต้องมีความต่อเนื่องในการปรับปรุงโซลูชั่นนั้นๆ พยายามลดค่าใช้จ่ายของโซลูชั่น และต้องเพิ่มความสามารถของโซลูชั่นสำหรับธุรกิจใหม่ๆ ในอนาคต หากองค์กรใส่สิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ไว้ในแผนงาน องค์กรจะสามารถลดภาระค่าใช้จ่ายด้านไอที และนำเงินที่ประหยัดได้นั้นไปใช้ในโครงการสำคัญอื่นๆ ได้
2. ร่วมเป็นพันธมิตรกับหน่วยธุรกิจอื่นๆ
ในขณะที่งานด้านไอทีของคุณได้สร้างความไว้วางใจภายในองค์กรแล้ว จงแสวงหาพันธมิตรทางธุรกิจที่ต้องการความช่วยเหลือทางเทคนิคแต่ไม่ต้องการที่จะอยู่ในธุรกิจไอที องค์กรเหล่านั้นมักจะมองหาผลลัพธ์ที่จะได้ และไม่ได้มองหาโอกาสในการจัดหาและดำเนินการด้านเทคโนโลยีด้วยตนเอง พิจารณาว่าพวกเขายินดีที่จะลงทุนเพื่อเพิ่มพูนทรัพยากรหรือไม่ ไม่ว่าจะผ่านการระดมทุนหรือการโยกงบประมาณมาสำหรับการจ้างคนด้านไอที ส่วนที่เหมาะที่จะเริ่มต้นคือด้านการตลาด ด้วยการนำเสนอบริการด้านไอทีให้เขาในราคาที่ยุติธรรม แล้วจะพบว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะหันมาหาองค์กรของคุณ มากกว่าที่จะตั้งทีมติดตามงานด้านไอทีขึ้นมาเพื่อบริหารจัดการด้วยตัวเอง
3. บอกลาระบบเดิมๆ
เริ่มบอกลาระบบเก่าที่ไม่ตอบโจทย์ขององค์กรอีกต่อไป โดยปกติค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้เทคโนโลยีแบบเก่าไม่ได้ลดน้อยลงเมื่อเวลาผ่านไป แต่สิ่งที่เกิดขึ้นกลับตรงกันข้าม และนั่นยังไม่ได้รวมถึงต้นทุนที่เกิดจากความคล่องตัวที่ลดลง ดังนั้นในขณะที่มองหาการตอบสนองและความคล่องตัวที่มากขึ้นให้กับธุรกิจ ก็ต้องเริ่มระดมทุนเพื่อรองรับการปลดระวางระบบเดิมด้วย
4. มองหาตัวเลือกที่มีต้นทุนต่ำ
นวัตกรรมไม่จำเป็นต้องมีราคาแพง มองหาโอกาสในการใช้เทคโนโลยีที่มีต้นทุนต่ำหรือไม่มีค่าใช้จ่ายเลย หรือเพิ่มแหล่งทรัพยากรที่พนักงานของคุณชอบ, สนใจ, ใช้อยู่ และเห็นว่ามีประโยชน์ เริ่มจากงานจำนวนหนึ่งที่สามารถบริหารจัดการได้ พิจารณาเลือกออกมาว่างานไหนจะประสบความสำเร็จ และลงทุนเพิ่มขึ้นก็ต่อเมื่องานเหล่านั้นแสดงให้เห็นถึงความคุ้มค่าในการลงทุน แน่นอนว่าอาจต้องทำโครงการนวัตกรรมขนาดใหญ่หรือจำนวนมากเพื่อให้สามารถแข่งขันทางธุรกิจได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ธุรกิจต้องขับเคลื่อน แต่นั่นไม่ใช่สิ่งเดียวที่องค์กรต้องการจะทำ องค์กรอาจต้องการที่จะเริ่มต้นด้วยขนาดที่เล็กๆ และปล่อยให้ค่อยๆ เติบโตด้วยเหมือนกัน
ดังนั้น ลองมาพิจารณากันว่า องค์กรของท่านมีวิธีการสร้างสรรค์ในการลดค่าใช้จ่ายอย่างไร และได้นำเงินที่ประหยัดได้นั้นไปลงทุนต่อหรือไม่ อย่างไร
